Smart Working: gli uffici nella concezione quantica delle Connessioni Imprenditoriali

Autore Ercole Marcheschi

21 Maggio 2020

Il coronavirus ha incentivato lo smartworking, ma al centro, protagonista, c’è “la Persona” in tutte le sue manifestazioni.

Lo smartworking, originariamente concepito e normato solo come strumento organizzativo ed a supporto di alcune situazioni particolari e/o per periodi contenuti, ha visto improvvisamente aprirsi definitivamente “la nuova strada”, per tutti, a seguito della situazione emergenziale che abbiamo subito negli ultimi tempi.

Questa opportunità, personalmente ampiamente ipotizzata, sperimentata ed attivata in tempi non sospetti, negli anni ’80 del secolo scorso, era stata concepita e realizzata proprio a supporto di aree di lavoro di programmazione informatica, nello sviluppo di aree contabili ed amministrative aziendali e professionali, in ambiente privato e con utilizzo di computer IBM. Dirigevo, allora, il gruppo operativo, tecnico e commerciale di una “Connessione” di Imprese informatiche disposta sul territorio nazionale e l’esperienza pionieristica, anche sotto questo aspetto, nel sua globalità ed essenza, è rappresentata nel mio saggio “Il 7 e l’era dell’Aquario – Imprenditoria e management del nuovo millennio.

Il tema è quindi di grande attualità e non può essere inquadrato solo da un punto di vista prettamente tecnologico: occorre riflettere attentamente su opportunità e problematiche da affrontare sia dal punto di vista pratico, organizzativo, ma ancor più per gli effetti collaterali che, questi sì, coinvolgeranno le “Persone”, la loro preparazione professionale, quella culturale, la emotività individuale ed aspetti sociologici che per ora sono emersi solo superficialmente.

Il “nuovo” avanza velocemente

L’immagine tradizionale dell’ufficio è stata progressivamente demolita, nel corso degli ultimi anni, dall’adozione delle tecnologie informatiche. Già da un po’ di tempo gran parte degli incartamenti è stata assorbita dai computer: negli uffici quasi tutto avviene più nell’hardware e nel software e nella testa delle persone che nelle “scartoffie”.

Anche i laboratori/studio, ormai trasformati dall’informatica, hanno perso specificità: personal computer, apparecchi televisivi, registratori di ogni natura, reti, biblioteche digitali ed ogni sorta di apparecchiatura elettronica specifica dominano la scena.

L’ufficio come luogo non esiste più, l’ufficio talvolta non è in nessun luogo, ossia esiste l’Ufficio inteso come il ruolo, la mansione, meno l’edificio.

Una valigetta che contiene un computer portatile multimediale, un tablet ed un telefono cellulare consentono a chi li possiede di lavorare, da solo o con il mondo, nel proprio paese o all’estero, nella propria casa di città, in albergo, sul prato della propria casa in campagna, in riva al fiume o in un cottage in montagna, in taxi, in aereo: i confini fra le popolazioni si sono fatti meno netti.

Gli impiegati sono spesso operatori di processi complessi che prendono decisioni importanti; i dirigenti sono figure a più dimensioni che decidono e comunicano; i tecnici si stanno trasformando in professionisti con un forte orientamento al servizio, al coordinamento con altri e di altri: tecnici-professionisti e dirigenti scrivono, calcolano, archiviano, disegnano, condividono nelle connessioni, in cloud, spediscono messaggi attraverso la posta elettronica, il tutto in autonomia, senza le loro “obsolete” segretarie.

Scompare l’ufficio nella sua accezione attuale ma esisteranno nuovi uffici di nuova concezione, non più “uffici”.

Tutto ciò che avveniva negli uffici tradizionali ora esprime una potenza senza precedenti: processi informativi, formativi, comunicativi, decisionali, creativi basati su tecnologie dell’elaborazione; supporto alle decisioni, cooperazione e telecomunicazioni legano insieme grandi quantità di persone in luoghi diversi nello stesso edificio o in diverse parti del pianeta.

Chi lavora in un ufficio fa parte di Connessioni molto ampie su cui scorre la comunicazione e domina la sua “piccola organizzazione”, i suoi rapporti lavorativi, collaborativi, la sua attrezzatura strutturale, in una postazione indefinita all’interno di questa più vasta Connessione.

La prima caratteristica dei nuovi uffici è la coesistenza di confini localizzati (che possono includere luoghi fisicamente definiti, disponibilità di specifiche attrezzature, unità organizzative strutturate, gruppi di lavoro temporaneo) con confini “indefiniti” che riguardano flussi e connessioni senza confini, senza organizzazione e senza persone dedicate.

Al di là dei confini e delle caratteristiche resta fermo il principio che il protagonista indiscusso è, comunque, la Persona e le Persone compongono Sistemi di Cooperazione.

Ogni processo lavorativo ha la sua complessità, ha i suoi protagonisti e trasforma la realtà generandone di nuove quali elaborazione di dati, testi ed immagini, progettazione, calcolo, ecc.; questa complessità, la compresenza attiva e passiva di addetti, le tempistiche, generano simultaneamente altri processi di coordinamento, di adeguamento, di innovazione.

Il “bisogno” di partecipazione aumenta con la razionalizzazione dei processi di trasformazione; lo snellimento della infrastruttura d’ufficio o di processo hanno potenziato ed alimentato il lavoro cooperativo (cooperative working) liberando energie che si sono espresse nel miglioramento della qualità, nella innovazione ed in nuovi processi generatisi nella informazione e nella produzione. Quindi sopravvengono nuovi uffici, strutture di cooperazione, di ricerca dell’eccellenza e di innovazione, nuove relazioni, nuove dinamiche socioeconomiche, sistemi sociali senza confini e senza tempo imperniati sulla comunicazione.

Oltre lo Smart Working

Questo è il nuovo, a misura d’uomo quindi ecologico, il contrario dell’ufficio cablato e rigido, il contrario della teorizzazione della smaterializzazione dell’ufficio ed in linea con la rivalutazione della Persona.

Effetto conseguente è che i processi che si svolgono nei nuovi uffici, attraverso la competitività che si crea, danno luogo a risultati diversi ed integrati in termini di servizio, qualità, quantità, costo, flessibilità, innovatività.

Strutture, tecnologie, arredi, regole devono quindi comunicare gli obiettivi, le strategie, essere un insieme di tecnologie e socialità orientate alla Mission.

La concezione “quantistica” dell’ufficio nasce dalla compresenza di diverse dimensioni del reale nello stesso processo di lavoro. Diviene fondamentale il “lavoro come lo abbiamo dentro”, la percezione e l’intuizione in contrapposizione alle fredde prescrizioni. Ovvio il coinvolgimento di tutte le dimensioni della Persona e della personalità (corpo, mente, psiche, ruolo lavorativo, ruolo sociale, sé) in una crescente Consapevolezza.

Per il raggiungimento degli obiettivi preposti, lavoro e persone richiedono compresenza, interazione, negoziazione, progettazione e, tra gli obiettivi, non ultimo, è lo sviluppo delle persone.

Altra riflessione è opportuna. L’ufficio “moderno”, nella accezione attuale, eroga servizi all’utente finale o ad una organizzazione connessa o no, basandosi su procedure di “back office” strutturate solo per effettuare la consegna non valorizzando adeguatamente il servizio reso rispetto al soddisfacimento delle aspettative del Cliente. Quello futuro è un ufficio di persone a diretto contatto con il Cliente per la sua soddisfazione, il “Front Office” per la “customer satisfaction”, lo “sportello”.

Il “back office” assume il ruolo di preparazione delle condizioni affinché le persone allo sportello, opportunamente addestrate, interagiscano positivamente con il cliente: il “cliente” trova così posto, “Connessione”, nell’ufficio del “fornitore”, con la sua condotta collaborativa o ostile, incidendo direttamente ed immediatamente nella valutazione degli aspetti positivi e negativi che hanno caratterizzato il rapporto e contribuendo quindi al miglioramento del servizio.

Nella fattispecie il rapporto fra fornitore e cliente viene disintermediato ed il servizio, esso stesso, diventa Comunicazione.

Diventano strategiche la visibilità e la trasparenza: la struttura nasce per erogare i servizi, orientata al Cliente ed alla sua soddisfazione.

L’ufficio del futuro è perciò luogo per erogare servizi, struttura visibile, disponibile, orientata ai bisogni dei clienti e soprattutto progettata con un “posto” riservato al Cliente fisicamente e psicologicamente.

Per sintetizzare, gli uffici del futuro, affermando la propria fisicità, dovranno “ospitare” virtuale e reale, “navigare” fra gestione ed innovazione, “garantire” difesa e sviluppo della persona, “operare” fra servizio e prodotto.

Gli uffici del futuro vanno progettati valutando attentamente una serie di caratteristiche che devono convivere: sono luoghi, organizzazioni evolute, sistemi sociotecnici, comunità, contenitori per proteggere e per sviluppare insieme efficienza ed efficacia economica e qualità della vita.

Oggi nessuna competenza è in grado di progettare uffici come quelli che ipotizzo: occorrono teams compositi di “progettazione congiunta” cui contribuiscano esperti dei processi e di organizzazione, informatici, architetti, psicologi, creativi e così via e tutti, nel progettare, dovranno tener conto dei pareri espliciti dei potenziali clienti e fornitori, cioè del mercato.